Branża TSL

Zarządzanie flotą pojazdów w firmie — jak robić to efektywnie?

Zarządzanie flotą pojazdów stanowi kluczowy element działalności wielu firm, szczególnie tych zajmujących się logistyką i transportem. Efektywne zarządzanie flotą pozwala na zoptymalizowanie procesów, obniżenie kosztów i zwiększenie wydajności. W tym artykule przyjrzymy się, jak prowadzić to zadanie w sposób efektywny, wykorzystując do tego technologie i analizę danych.

Spis treści

Na czym polega zarządzanie flotą samochodową?

Przez zarządzanie flotą należy rozumieć utrzymanie produktywności i wydajności wszystkich pojazdów firmowych, przy jednoczesnym zapewnieniu maksymalnego bezpieczeństwa pracownikom użytkującym te pojazdy. Temat ten dotyczy każdego przedsiębiorstwa posiadającego pojazdy firmowe, zwłaszcza firm transportowych oraz spedycyjnych.

Zakres obowiązków, który przedsiębiorstwo musi wziąć na siebie w ramach zarządzania flotą, zależy głównie od jej rodzaju. Niemniej jednak istnieją pewne wspólne zadania dla wszystkich firm, takie jak:

Wyposażenie firmy w odpowiednie pojazdy oraz ich optymalną ilość,

Utrzymanie i dbanie o stan floty pojazdów,

Kontrolowanie przeglądów, wizyt serwisowych i naprawczych, a także monitorowanie kosztów z nimi związanych,

Zarządzanie kierowcami,

Analiza wszystkich opłat związanych z flotą,

Rozwiązywanie problemów zgłaszanych przez kierowców.

Kto odpowiada za zarządzanie flotą firmową?

Zarządzanie flotą pojazdów to odpowiedzialne zadanie, które wymaga fachowej wiedzy i odpowiednich umiejętności. W firmach transportowych najczęściej odpowiedzialny jest za to fleet manager lub właściciel firm. Jednakże o tym, kto konkretnie i w jakim stopniu odpowiada za flotę, decyduje wielkość przedsiębiorstwa oraz ilość posiadanych przez nie pojazdów.

Im większe przedsiębiorstwo, tym więcej obowiązków. Dlatego w ramach większych organizacji możemy wyróżnić różne stanowiska, takie jak dyrektor logistyki, specjalista ds. gospodarki paliwowej czy kierownik transportu, które zajmują się poszczególnymi zagadnieniami zarządzania flotą. W mniejszych firmach wygląda to inaczej. Większość obowiązków spoczywa na barkach jednej osoby, niekiedy samego właściciela.

Czym zajmuje się fleet manager?

Głównym zadaniem fleet managera jest skuteczne planowanie, koordynacja i nadzorowanie codziennych operacji związanych z flotą pojazdów. Fleet manager musi zapewnić, że wszystkie pojazdy są w odpowiednim stanie technicznym i gotowe do realizacji swoich zadań. Odpowiada także za organizację przeglądów technicznych, napraw oraz regularne serwisowanie pojazdów, aby zapewnić ich bezpieczną eksploatację. W skrócie odpowiada za zarządzanie flotą samochodową.

Fleet manager monitoruje na bieżąco działanie floty, korzystając z technologii, takich jak systemy GPS i oprogramowanie do zarządzania flotą pojazdów. Dzięki temu może śledzić ich lokalizację, analizować dane dotyczące zużycia paliwa, prędkości i innych parametrów, co umożliwia efektywną optymalizację tras i zadań.

Kolejnym ważnym aspektem pracy fleet managera jest zarządzanie kierowcami. Menedżer floty musi zapewnić odpowiednie szkolenia i szanse rozwoju dla kierowców, aby poprawić ich umiejętności i bezpieczeństwo na drodze. Ponadto musi skutecznie monitorować i oceniać wydajność kierowców, aby dbać o wysoką jakość i terminowość realizowanych usług.

Kluczowe elementy efektywnego zarządzania flotą pojazdów

Monitorowanie tras

Systematyczne monitorowanie tras dostarcza cennych danych, które pozwalają na identyfikację obszarów wymagających poprawy. Dzięki temu zarządzający flotą mogą podejmować bardziej trafne decyzje w zakresie organizacji tras, minimalizowania zbędnych postojów oraz unikania korków i utrudnień. Monitorowanie pozwala również na bieżąco reagować na nieprzewidziane zdarzenia i dostosowywać plany podróży do aktualnych warunków na drodze.

Obecnie wiele firm korzysta z technologii GPS do monitorowania swoich pojazdów. Systemy GPS pozwalają na dokładne śledzenie tras, prędkości i czasu podróży. Dzięki temu można uzyskać pełen obraz aktywności floty i zidentyfikować ewentualne problemy, czy niewydajności w działaniu.

Gromadzenie danych z monitoringu tras jest tylko pierwszym krokiem. Ważne jest również przeprowadzenie analizy tych danych w celu identyfikacji trendów i wzorców. Na podstawie zebranych informacji można optymalizować trasy, wybierać lepsze alternatywy i wskazywać kierowcom bardziej efektywne drogi.

Regularne przeglądy techniczne

Regularne przeglądy techniczne pojazdów są kluczowe dla utrzymania floty w dobrym stanie technicznym. Podczas przeglądów można wykryć i naprawić ewentualne usterki, co zapobiega poważniejszym problemom w przyszłości. Dbałość o sprawność techniczną pojazdów przekłada się na bezpieczeństwo kierowców oraz minimalizuje ryzyko awarii w trakcie podróży.

Cykliczne przeglądy techniczne są również ważne ze względów bezpieczeństwa. Sprawne i odpowiednio utrzymane pojazdy są mniej podatne na wypadki i stanowią mniejsze zagrożenie na drogach. Ponadto przestrzeganie przepisów dotyczących przeglądów jest obowiązkowe i może wiązać się z konsekwencjami prawnymi w przypadku ich zaniedbania.

Szkolenia kierowców

Regularne szkolenia związane z bezpieczeństwem drogowym są niezbędne dla zachowania wysokiej jakości usług. Kierowcy powinni być świadomi najnowszych przepisów i procedur, które wpływają na ich pracę. Szkolenia mogą również obejmować techniki radzenia sobie w trudnych sytuacjach na drodze.

Kierowcy powinni być również odpowiednio przeszkoleni z obsługi technicznej pojazdów. Zrozumienie podstawowych aspektów technicznych pozwala na lepsze reagowanie na ewentualne problemy techniczne w trakcie podróży, co wpływa na bezpieczeństwo i terminowość dostaw.

Zarządzanie kosztami paliwa

Koszty paliwa stanowią znaczący element budżetu floty. Ze względu na zmienność cen paliwa na rynku, zarządzający flotą muszą podejmować działania mające na celu efektywniejsze zużycie paliwa, aby zminimalizować wpływ tych kosztów na działalność firmy.

Wprowadzenie strategii mających na celu efektywniejsze zużycie paliwa może przyczynić się do znacznych oszczędności. Takie strategie mogą obejmować szkolenia dla kierowców dotyczące oszczędnej jazdy, wybór optymalnych tras, unikanie zatorów drogowych oraz regularne sprawdzanie ciśnienia w oponach.

Obecnie dostępne są zaawansowane systemy monitorowania zużycia paliwa w pojazdach. Technologie te pozwalają na bieżąco śledzić zużycie paliwa, identyfikować pojazdy o wysokim zużyciu oraz podejmować działania naprawcze.

System optymalizacji zużycia paliwa

Jednym z dostępnych na rynku systemów dla flot jest WiseFuel, czyli rozwiązanie optymalizujące zużycie paliwa. System przeprowadza analizę online bieżących cen paliwa na stacjach na obszarze Unii Europejskiej. Następnie na podstawie zebranych danych wskazuje najkorzystniejsze cenowo stacje na trasie oraz podaje informację o ilości paliwa, jaką należy zatankować. Dzięki temu w znacznym stopniu pomaga w obniżeniu kosztów zużycia paliwa.

System dokonuje kalkulacji w czasie rzeczywistym, uwzględniając zmiany w planowaniu tras oraz informacje dotyczące stanu pojazdu, takie jak ilość paliwa w zbiorniku czy aktualna lokalizacja. Dzięki automatyzacji części procesu system usprawnia pracę operatorów i spedytorów oraz pozwala zaoszczędzić ich czas.

Rozwiązanie posiada integracje z dowolnymi sieciami operatorskimi (Q8, Shell, AS24, Orlen, CircleK) oraz współpracuje z różnymi programami TSM i telematyki, dzięki czemu jest elastyczne i może być dostosowywane do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Ważnymi funkcjonalnościami systemu jest obliczanie i optymalizacja śladu węglowego, zgodność z normami i wytycznymi (OWASP, WCAG 2.0 AAA, dyrektywą NIS2, normą Euro 7), a także możliwość wykrywania wyłudzeń kart paliwowych oraz ich czasowa blokada, co zapobiega defraudacji.

Dowiedz się więcej o systemie

Korzyści efektywnego zarządzania flotą pojazdów

Optymalizacja tras i zadań

Dzięki skutecznemu zarządzaniu flotą możliwe jest zoptymalizowanie tras dostaw i zadań, co skraca czas podróży i minimalizuje ilość przejechanych kilometrów. To przekłada się na oszczędności czasu, paliwa i kosztów operacyjnych. Co jest szczególnie ważne dla przedsiębiorstw, którym zależy na zwiększeniu wydajności.

Redukcja kosztów operacyjnych

Efektywne zarządzanie flotą pozwala na identyfikację obszarów, w których można zaoszczędzić. Przykładowo, dzięki monitorowaniu zużycia paliwa i wybieraniu optymalnych tras, firmy mogą obniżyć koszty paliwa i eksploatacji pojazdów.

Zwiększenie wydajności i produktywności

Dobre zarządzanie flotą pozwala na szybsze i bardziej efektywne realizowanie dostaw oraz zadań. Zwiększa to produktywność pracowników i umożliwia im bardziej efektywne wykorzystanie czasu.

Poprawa bezpieczeństwa na drodze

Menedżerowie floty dbają o to, aby pojazdy były w dobrym stanie technicznym i spełniały wszystkie normy bezpieczeństwa. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko wypadków i incydentów na drodze, co chroni zarówno kierowców, jak i innych użytkowników dróg.

Lepsza kontrola i monitorowanie floty

Dzięki zastosowaniu technologii, takich jak systemy GPS i oprogramowanie do zarządzania flotą pojazdów, menedżerowie mają pełną kontrolę nad swoją flotą. Mogą śledzić lokalizację pojazdów, monitorować prędkość, czas postoju oraz inne parametry, co pozwala na szybką reakcję na ewentualne problemy.

Zwiększenie satysfakcji klientów

Efektywne zarządzanie flotą samochodową pozwala na terminową i dokładną realizację dostaw. Zadowoleni klienci są bardziej skłonni do powrotu do danej firmy oraz rekomendowania jej innym.

Dłuższa żywotność pojazdów

Regularne przeglądy techniczne i odpowiednia konserwacja pojazdów pozwalają na utrzymanie floty w dobrym stanie technicznym. Dzięki temu pojazdy służą dłużej, co ogranicza konieczność częstych i kosztownych napraw.

Wyzwania w zarządzaniu flotą pojazdów

Osoba odpowiedzialna za zarządzanie flotą pojazdów, szczególnie w przedsiębiorstwie transportowym lub spedycyjnym, zmaga się na co dzień z wieloma wyzwaniami. Zaliczyć do nich można często pojawiające się problemy związane ze zbyt dużą ilością zużywanego paliwa, planowanie pracy kierowców czy dbanie o flotę firmową.

Odpowiednie zajęcie się tymi obszarami może pomóc w jeszcze efektywniejszym zarządzaniu flotą oraz znacząco wpłynąć na poprawę wyników finansowych firmy, dzięki optymalizacji wynikających z nich kosztów.

Ilość zużywanego paliwa

W firmach transportowych znaczną część kosztów stanowi paliwo, co naturalnie związane jest z zakresem ich działalność. Jednak w wielu przypadkach po dokonaniu analizy zużywanego paliwa, okazuje się, że koszty znacznie przewyższają zaplanowany budżet. Takie sytuacje nierzadko wynikają z nieekonomicznej jazdy kierowców, a także z dość często występujących kradzieży paliwa.

Kradzieże paliwa

Kradzież paliwa to stosunkowo powszechny problem w firmach transportowych, którego niestety nie wszyscy właściciele są świadomi. Kradzież najczęściej ma miejsce podczas tankowania, gdy nieuczciwy pracownik wlewa część paliwa do własnego kanistra, a następnie odsprzedaje go lub zatrzymuje na własny użytek.

Zdarzają się także przypadki, w których kierowcy między sobą przelewają paliwo z baku do baku, tankują na czyjąś kartę lub tankują prywatne samochody na kartę służbową.

Na szczęście istnieją sprawdzone sposoby, które pomagają zapobiegać kradzieżom paliwa. Poniżej przedstawiamy najpowszechniejsze z nich:

Magistrala CAN — to element montowany wewnątrz pojazdu podczas jego produkcji, który dostarcza informacje o ilości zużytego paliwa. Jest to prosty sposób na monitorowanie zużycia paliwa w samochodzie.

Sonda paliwa — to rura o długości kilkudziesięciu centymetrów, która wyposażona jest w układ elektroniczny. Instaluje się ją na stałe w zbiorniku paliwa, dzięki czemu jest on monitorowany. Co więcej, za sprawą sondy możliwe jest dokładne określenie czasu tankowania, pozwala monitorować wycieki paliwa oraz kontrolować jego zużycie w trasie.

Zabezpieczenie zlewu paliwa — wyposażenie pojazdu w urządzenia zabezpieczające zlew paliwa uniemożliwiają kradzieże paliwa oraz płoszą złodziei.

Nieekonomiczny styl jazdy kierowców

Ekonomiczny i bezpieczny styl jazdy nie tylko zmniejsza emisję dwutlenku węgla, ale przede wszystkim oszczędza nawet do 40 litrów paliwa w ciągu miesiąca, co znacznie minimalizuje koszty.

W ekonomicznej jeździe ważne jest, aby kierowcy nie jeździli na zbyt niskich obrotach, ponieważ nadmiernie obciąża to silnik. Co powoduje większe spalanie, a także może doprowadzić do wielu poważnych awarii, przyspieszonego zużycia lub uszkodzenia wielu elementów silnika oraz układu przeniesienia napędu.

Umiejętność przewidywania drogi i wcześniejsze ściąganie nogi z gazu również pozwala zaoszczędzić sporo paliwa oraz sprawia, że kocki hamulcowe wolniej się ścierają.

Odpowiednio wysokie ciśnienie w oponach to także kluczowe zagadnienie w kontekście ekonomicznej jazdy. W przeciwnym razie tarcie między oponami a podłożem jest większe, co powoduje szybsze ścieranie opon oraz większe zużywanie paliwa.

Planowanie pracy kierowców

W branży transportowej jednym z ważniejszych i zarazem najtrudniejszych zadań jest optymalne planowanie pracy kierowców z uwzględnieniem przepisów regulujących ich czas pracy. Należy pamiętać, że tachograf skrupulatnie zapisuje aktywność pojazdu, a fałszowanie wyników oraz nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów jest surowo karane i może skończyć się utratą licencji. Nie wspominając już o tym, jak niebezpieczny jest brak odpowiednich przerw w pracy zawodowego kierowcy.

Naruszenia czasu pracy mogą być spowodowane źle zaplanowaną trasą lub nieodpowiedzialnymi kierowcami, którzy nie zwracają uwagi na obowiązujące przepisy. Przez co mogą stwarzać sytuacje stanowiące zagrożenie dla siebie oraz innych uczestników ruchu drogowego.

Obowiązkiem przedsiębiorstwa transportowego jest przestrzeganie terminów pobierania danych z kart kierowców i pamięci masowej tachografu, regularne kontrolowanie czasu pracy kierowców oraz uprzedzanie ich o zbliżającej się konieczności przerwania jazdy.

Serwisy, przeglądy, wymiany

Pojazdy to główne narzędzie pracy w firmach transportowych, dlatego priorytetem jest, aby odpowiednio o nie zadbać. Obowiązkiem każdego właściciela floty firmowej jest wykonywanie regularnych badań technicznych, aby z czystym sumieniem móc wypuścić kierowcę w trasę.

W przeciwnym razie może dojść do awarii, przez którą samochód nawet nie wyruszy z bazy, a w najgorszym przypadku do poważnego wypadku. Dlatego osoba, która zajmuje się zarządzaniem flotą pojazdów, powinna: