Case study White Berg – System do walnych zgromadzeń

White Berg TFI S.A. to towarzystwo funduszy inwestycyjnych specjalizujące się w zarządzaniu zamkniętymi funduszami inwestycyjnymi. Spółka od lat koncentruje się na profesjonalnym i długofalowym konstruowaniu oraz zarządzaniu strukturami inwestycyjnymi, oferując swoim klientom bezpieczne rozwiązania inwestycyjne.

Spis treści

1. Wyzwanie

Jako spółka kapitałowa z wieloletnim doświadczeniem na rynku, White Berg TFI S.A. obsługuje szerokie grono akcjonariuszy z różnych regionów kraju. Tradycyjna forma organizacji walnych zgromadzeń, w trybie stacjonarnym wiązała się z dużymi niedogodnościami dla uczestników, takimi jak wielogodzinne podróże, konieczność godzenia udziału w zgromadzeniach z obowiązkami zawodowymi i osobistymi. W rezultacie firmie trudno było osiągnąć satysfakcjonującą frekwencję podczas tych wydarzeń.

W odpowiedzi na te wyzwania – oraz w trosce o zgodność z ESG i z przepisami Kodeksu spółek handlowych – spółka zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania umożliwiającego przeprowadzanie walnych zgromadzeń z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

2. Rozwiązanie

W procesie wyboru narzędzia kluczowe było znalezienie systemu, który będzie nie tylko intuicyjny, ale również spełni wymogi prawne – w tym możliwość przeprowadzania głosowań tajnych. Po analizie dostępnych na rynku ofert, wybór padł na system Emitum – rozwiązanie zaprojektowane z myślą o pełnej digitalizacji i ułatwieniu organizacji walnych zgromadzeń.

Dzięki wsparciu zespołu Emitum, spółka mogła przetestować rozwiązanie w trybie demonstracyjnym oraz przygotować konfigurację systemu pod swoją strukturę – wprowadzając dane akcjonariuszy, członków zarządu i rady nadzorczej oraz przypisując liczbę głosów.

3. Współpraca

Współpraca z zespołem Emitum została wysoko oceniona – szczególnie pomocne okazało się wprowadzenie do systemu oraz możliwość wcześniejszego przetestowania narzędzia przed właściwym zgromadzeniem. Cały proces przebiegł sprawnie i bezproblemowo, a system okazał się intuicyjny zarówno dla organizatorów, jak i uczestników.

4. Korzyści

Wdrożenie systemu Emitum przyniosło szereg wymiernych korzyści:

Zwiększona frekwencja – dzięki zdalnej formule, udział w zgromadzeniach stał się znacznie
łatwiejszy i wygodniejszy dla akcjonariuszy.
Oszczędność czasu i kosztów – brak konieczności dojazdów to mniejsze obciążenie zarówno dla
uczestników, jak i samej spółki.
Zgodność z cyfrową strategią rozwoju – rozwiązanie Emitum wpisuje się w strategię transformacji cyfrowej realizowaną przez White Berg TFI S.A.
Gotowość na zgromadzenia ad hoc – rozwiązanie doskonale sprawdza się w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji i decyzji akcjonariuszy.
Intuicyjność obsługi – system jest prosty w konfiguracji i łatwy w użyciu zarówno dla organizatorów, jak i akcjonariuszy, co znacznie ułatwia wdrożenie i codzienne użytkowanie.

Zadowolenie z działania systemu oraz pozytywny odbiór wśród uczestników sprawiły, że Emitum stało się stałym elementem w organizacji walnych zgromadzeń w White Berg TFI S.A.