System usprawniający zarządzanie Giełdą Niedzielną — case study ZRRT S.A.

Zielonogórski Rynek Rolno-Towarowy S.A. z siedzibą w Zielonej Górze to największe centrum handlu hurtowego w województwie lubuskim. Flagowym przedsięwzięciem rynku jest cotygodniowa Giełda Niedzielna, podczas której dostępnych jest prawie 500 stanowisk dla wystawców z różnych branż — od odzieżowej, przemysłowej, ogrodniczej, spożywczej po gastronomiczną.

Wyzwanie

Pomysł na system powstał w ZRRT S.A. z chęci unowocześnienia usług, co zbiegło się w czasie z początkiem pandemii, która przyspieszyła podjęcie decyzji o stworzeniu rozwiązania oraz wykreowała prawdziwą potrzebę. Klient myślał o stworzeniu elektronicznego narzędzia, które pomogłoby w zarządzaniu handlem niedzielnym oraz analizie ekonomicznej. Szczególnie ważne było dla niego to, aby rozwiązanie umożliwiało wystawcom zakup stanowisk przez Internet, co dotychczas odbywało się tylko stacjonarnie. 

Konieczność przychodzenia wystawców do biura, szczególnie w czasie pandemii, powodowała spore utrudnienia oraz wymagała większej logistyki, aby sprostać wymogom sanitarnym. Dlatego potrzeba innego sposobu dokonywania płatności wychodziła również ze strony kupców.

Jednym z wyzwań, z jakimi mierzył się Rynek, był także problem z kontrolą miejsc oraz systemem poboru opłat.

ZRRT S.A. rozważał wybór gotowego rozwiązania, jednak ostatecznie zdecydowano się na stworzenie dedykowanego systemu ze względu na możliwość jego dalszej rozbudowy oraz integracji z innymi systemami, które Rynek posiada, jak np. system finansowo-księgowy firmy InsERT lub zamierza wdrożyć w przyszłości.

Proces

W ramach postępowania prowadzonego w trybie zapytania ofertowego zostaliśmy wybrani jako wykonawca do zaprojektowania, wykonania i wdrożenia systemu e-Giełda. 

Nasza praca nad systemem zaczęła się od procesu analizy przedwdrożeniowej, w ramach której zdefiniowaliśmy projekt poprzez zmapowanie procesów zachodzących podczas organizacji Giełdy Niedzielnej oraz zbudowanie architektury rozwiązania. W następnym etapie przygotowaliśmy projekt makiety aplikacji (tzw. mockup) w taki sposób, aby jego kolorystyka była spójna z identyfikacją wizualną oraz istniejącą stroną internetową ZRRT S.A. W kolejnych krokach nasz zespół developerski zajął się programowaniem, a następnie fazą testów — najpierw w środowisku testowym GAMP Data Center, a później w środowisku produkcyjnym u Klienta. 

Rozwiązanie

System usprawniający zarządzenie Giełdą składa się z trzech zintegrowanych ze sobą części: 

1. Panelu administracyjnego — Narzędzia dla operatorów i administratorów, które umożliwia m.in.:

• Zwizualizowanie powierzchni i dzielenie jej na obszary, budynki czy parcele poprzez edytor mapowy
• Planowanie wydarzeń w interaktywnym kalendarzu
• Tworzenie polityki cenowej poprzez zaimplementowany system cenników okresowych
• Wystawianie dokumentów sprzedaży
• Zarządzanie polityką urlopów danego kontrahenta 
• Konfigurowanie systemu
• Tworzenie raportów
• Wgląd do informacji o wystawcach oraz płatnościach
• Monitoring pracy inkasentów

2. Aplikacji na tablet — Aplikacja połączona jest z drukarką fiskalną, dzięki której inkasenci mogą m.in.:

• Jednorazowo sprzedawać stanowiska podczas eventu
• Mieć dostęp do wszystkich informacji o stanowisku i płatnościach
• Naliczać kary oraz opłaty porządkowe

3. Portalu dla sprzedawców — Miejsce dla wystawców, którzy za jego pośrednictwem mogą m.in.:

• Wykupić abonament na wybrane miejsce
• Dokonać jednorazowego zakupu biletu
• Planować swoje urlopy
• Rezerwować stanowiska
• Mieć wgląd do faktur

Zaprojektowaliśmy interfejs wymiany danych (API), poprzez który zintegrowaliśmy powstałe rozwiązanie z systemem finansowo-księgowym Klienta oraz z systemem internetowych płatności PayU. Następnie przenieśliśmy całość do chmury w naszym Data Center.

Aktualnie klienci ZRRT S.A. mogą zakupować stanowiska przez Internet oraz dokonywać płatności elektronicznych za pośrednictwem portalu dla sprzedawców w wersji desktopowej. Ostatnim etapem wdrożenia będzie uruchomienie portalu w wersji mobilnej.

W ramach usługi maintanence zapewniamy utrzymanie systemu, a także oferujemy wsparcie techniczne naszego zespołu (hotline i help desk), którego celem jest rozwiązywanie bieżących problemów związanych z działaniem aplikacji. 

Współpraca

W pracę nad systemem zaangażowany był zespół projektowy składający się z trzech senior full stack-developerów, junior back-end developera, UX/UI designera, project managera, analityka systemowego oraz pięciu testerów, a także sześcioosobowy zespół po stronie Klienta, który na co dzień pracuje przy organizacji Giełdy Niedzielnej.

Ścisła współpraca z ZRRT S.A. opierała się bieżącym kontakcie telefonicznym i mailowym, a także na cotygodniowych spotkaniach projektowych, podczas których prezentowane były postępy prac. Na każdym etapie zespół Klienta dzielił się swoim feedbackiem oraz zgłaszał uwagi, które omawiane były podczas kolejnych spotkań. 

Dzięki wspólnej pracy nad projektem nasz zespół mógł jeszcze lepiej zrozumieć specyfikę pracy Rynku, co przełożyło się na znaczne rozszerzenie zakresu funkcjonalności systemu w porównaniu do początkowych założeń projektowych. W rezultacie ZRRT S.A. otrzymał funkcjonalny, intuicyjny i prosty w obsłudze system, który dopasowany jest do potrzeb pracowników zaangażowanych w organizację Giełdy Niedzielnej.

Elastyczność oraz otwartość to coś, co bardzo cenię we współpracy z GAMP. Obie strony włożyły w ten projekt bardzo dużo pracy i serca. Jesteśmy bardzo zadowoleni z efektu.

Praca nad systemem była ciekawym doświadczeniem dla pracowników, które pozwoliło nam poszerzyć horyzonty i zobaczyć, jak system powstaje “od kuchni”.

Korzyści

Wdrożenie systemu przyniosło ZRRT S.A. następujące korzyści:

• Zwiększenie przychodów z Giełdy Niedzielnej.
• Przeniesienie procesu sprzedaży stanowisk do Internetu.
• Usprawnienie oraz uporządkowanie pracy pracowników biurowych.
• Większa kontrola nad stanowiskami i płatnościami.
• Zminimalizowanie ryzyka popełnienia błędu, dzięki łatwemu prowadzeniu dokumentacji.
• Zwiększenie poziomu zadowolenia wśród pracowników.
• Zminimalizowanie ilości papierowych dokumentów, dzięki ich digitalizacji.
• Usprawnienie rozliczania opłat oraz automatyczne wystawianie faktur, dzięki integracji z systemem finansowo-księgowy.
• Przyspieszenie i ułatwienie procesu sprzedaży, dzięki możliwości zakupu jednorazowych biletów u inkasentów podczas wydarzenia.
• Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa danych, dzięki przeniesieniu systemu do chmury w GAMP Data Center.

Porozmawiajmy o możliwościach wdrożenia systemu w Twoim biznesie

(+48) 505 171 898 Piotr Gawara Prezes Zarządu