- Development
- IT
KSeF już obowiązuje. Jak wygląda wdrożenie od strony firmy i technologii?
Automatyzacja procesów, integracja systemów i współpraca kilku zespołów – o kulisach wdrożenia KSeF opowiada Szymon Czapniewski, Software Developer w GAMP.
KSeF to dziś jeden z najważniejszych tematów dla firm. Wiele organizacji zastanawia się jednak nie „czy”, ale „jak” podejść do wdrożenia. Z perspektywy technologicznej – od czego właściwie zaczyna się taki projekt?
W praktyce wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia samej integracji z systemem Ministerstwa Finansów. To projekt, który bardzo często angażuje kilka stron jednocześnie.
W przypadku jednego z naszych klientów współpraca obejmowała dział księgowości, zewnętrzną firmę odpowiedzialną za serwis generujący i wysyłający pliki XML oraz GAMP po stronie technologicznej.
Moim zadaniem była przede wszystkim analiza dokumentacji udostępnionej przez KSeF oraz przygotowanie danych, które miały trafiać do plików XML zgodnie z obowiązującymi wytycznymi.
Brzmi dość technicznie. Co było tutaj największym wyzwaniem?
Największym wyzwaniem było dobre zrozumienie całej specyfikacji oraz odpowiednie przygotowanie danych po stronie klienta. KSeF działa w oparciu o bardzo konkretną strukturę XML, dlatego dane muszą być odpowiednio pobierane, agregowane i przekształcane.
W praktyce oznaczało to tworzenie złożonych kwerend oraz widoków bazodanowych, które pozwalały integrować dane z wielu źródeł i wykorzystywać je w ramach jednego, spójnego procesu.
Czy takie projekty wymagają ścisłej współpracy z klientem i partnerami?
Zdecydowanie tak.
Przy podobnych wdrożeniach każda strona odpowiada za inny obszar i posiada inne kompetencje. Sukces projektu zależy więc przede wszystkim od dobrej komunikacji i jasnego podziału odpowiedzialności.
To bardzo ważne szczególnie wtedy, gdy integracja dotyczy systemów, które są już wykorzystywane w codziennej pracy firmy.
Przeczytaj również: Zatrudnienie specjalistów vs outsourcing usług informatycznych – co wybrać? →
Z perspektywy klienta – co takie wdrożenie realnie zmienia?
Przede wszystkim automatyzuje procesy.
Dzięki integracji z KSeF wiele działań, które wcześniej wymagały ręcznego przygotowywania lub wprowadzania danych, może odbywać się automatycznie.
To oznacza oszczędność czasu, większą wygodę pracy i znacznie mniejsze ryzyko błędów.
W praktyce firmy zyskują bardziej uporządkowany i przewidywalny proces obsługi dokumentów.
Wokół KSeF pojawia się sporo obaw. Czy firmy rzeczywiście mają się czego bać?
Moim zdaniem nie.
Na początku KSeF może wydawać się skomplikowany, szczególnie jeśli ktoś wcześniej nie miał styczności z tego typu rozwiązaniami. Natomiast przy odpowiednim podejściu i dobrze przygotowanym wdrożeniu jest to po prostu kolejny system, który trzeba zrozumieć i właściwie zintegrować z codzienną pracą organizacji.
Najważniejsze jest to, żeby nie odkładać tematu na ostatnią chwilę.
Co sprawia, że GAMP jest gotowy do realizacji takich projektów?
Przede wszystkim doświadczenie w tworzeniu rozwiązań dedykowanych i elastyczne podejście do potrzeb klientów.
Każda organizacja działa trochę inaczej, dlatego nie podchodzimy do wdrożeń schematycznie. Analizujemy istniejące procesy, sposób działania systemów i dopiero na tej podstawie projektujemy rozwiązanie.
W przypadku takich projektów bardzo ważne jest połączenie kompetencji technicznych z dobrą współpracą zespołową – zarówno po naszej stronie, jak i po stronie klienta.
Przeczytaj również: Dyrektywa NIS2 – sprawdź, czy przepisy dotyczą Twojej firmy →
KSeF to nie tylko obowiązek, ale też szansa na uporządkowanie procesów
Choć dla wielu firm wdrożenie KSeF zaczyna się od potrzeby dostosowania do nowych przepisów, w praktyce bardzo często staje się impulsem do uporządkowania i automatyzacji procesów związanych z dokumentami oraz obiegiem danych.
Dobrze zaprojektowana integracja pozwala nie tylko spełnić wymagania systemowe, ale również uprościć codzienną pracę zespołów i ograniczyć ryzyko błędów.
Właśnie dlatego tak ważne jest, aby wdrożenie było dopasowane do sposobu działania konkretnej organizacji – a nie odwrotnie.
