Jak sprawnie przeprowadzić walne zgromadzenie z głosowaniami online, stacjonarnie lub hybrydowo? – Novita case study
Walne zgromadzenie to jedno z najważniejszych wydarzeń w życiu spółki. Wymaga precyzyjnego przygotowania, zgodności z porządkiem obrad, sprawnego przeprowadzenia głosowań i poprawnego podliczenia wyników.
Dla spółek akcyjnych i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością to proces, który powtarza się co najmniej raz w roku. Czasem częściej, jeśli pojawia się potrzeba organizacji nadzwyczajnego zgromadzenia.
Novita, przygotowując się do swojego walnego zgromadzenia, potrzebowała rozwiązania, które pozwoli przeprowadzić proces sprawnie, intuicyjnie i bez niepotrzebnego ryzyka technicznego. Odpowiedzią było Emitum – system GAMP do kompleksowej obsługi zgromadzeń, głosowań i raportowania wyników.
Spis treści
1. Wyzwanie
Novita znała już GAMP i wiedziała, że w portfolio firmy znajduje się rozwiązanie do obsługi walnych zgromadzeń. W związku ze zbliżającym się terminem zgromadzenia pojawiła się potrzeba sprawdzenia, czy Emitum będzie odpowiadał na wymagania spółki.
Najważniejszym wyzwaniem była elastyczność. Do niemal samego terminu zgromadzenia nie było pewne, czy spotkanie odbędzie się w pełni stacjonarnie, czy w formule hybrydowej – częściowo na miejscu, częściowo zdalnie. System musiał więc być gotowy na różne scenariusze. Miał umożliwiać sprawne głosowanie uczestnikom obecnym w sali, ale także obsłużyć osoby łączące się zdalnie.
Drugim istotnym elementem była dostępność w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej. Dla Novity było ważne, aby uczestnicy mogli korzystać z rozwiązania w języku, który jest dla nich najbardziej komfortowy.
Trzecim wyzwaniem była specyfika samego procesu. Walne zgromadzenie nie jest codziennym spotkaniem zespołu. Organizatorzy i uczestnicy nie korzystają z takiego systemu każdego dnia, dlatego aplikacja musiała być intuicyjna, prosta i zrozumiała od pierwszego użycia.
W przypadku tak ważnego wydarzenia nie ma miejsca na chaos, niepewność i techniczne niespodzianki. Wszystko musi działać zgodnie z założeniami.
2. Rozwiązanie
GAMP zaproponował Novicie Emitum, czyli system do kompleksowej obsługi walnych zgromadzeń.
Aplikacja pozwala zaplanować zgromadzenie zgodnie z ustalonym porządkiem obrad, przeprowadzić wszystkie głosowania, automatycznie podliczyć wyniki, wyświetlić je uczestnikom i wygenerować raport po zakończeniu wydarzenia.
System obsługuje różne formy spotkań:
- zgromadzenia stacjonarne,
- zgromadzenia zdalne,
- zgromadzenia hybrydowe.
Uczestnicy mogą głosować zgodnie z przypisaną im liczbą głosów wynikającą z posiadanych akcji lub udziałów. To szczególnie ważne w spółkach, w których jeden uczestnik może dysponować wieloma głosami. Emitum eliminuje konieczność ręcznego liczenia głosów i automatycznie pokazuje wynik zgodnie z ustaloną większością.
W przypadku spotkań zdalnych lub hybrydowych aplikacja udostępnia również moduł wideokonferencji, który pozwala uczestnikom połączyć się w ramach systemu, prowadzić rozmowę i omawiać uchwały przed głosowaniem. Emitum obsługuje zgromadzenia stacjonarne, zdalne i hybrydowe – pełny opis systemu i jego funkcji znajdziesz tutaj.
Przygotowanie zgromadzenia odbywa się po stronie administratora. Firma zakłada konto kontrahenta, uzupełnia dane spółki, liczbę akcji lub udziałów, listę osób uprawnionych do głosowania oraz przypisaną im liczbę głosów. Następnie administrator planuje porządek obrad i wprowadza głosowania, które mają odbyć się podczas zgromadzenia.
Dla osób głosujących proces jest bardzo prosty. Logują się do systemu na czas zgromadzenia, wybierają odpowiednią opcję głosu – za, przeciw lub wstrzymuję się – wpisują liczbę głosów i zatwierdzają decyzję.
Każde głosowanie przebiega w ten sam sposób, dlatego po pierwszym głosowaniu uczestnicy wiedzą już, jak korzystać z systemu.
3. Współpraca
Współpraca z Novitą rozpoczęła się od spotkania na miejscu, podczas którego GAMP zaprezentował działanie Emitum, omówił potrzeby klienta i sprawdził, czy system odpowiada wymaganiom planowanego zgromadzenia.
Po akceptacji oferty zespół przeszedł do realizacji usługi. Ważnym elementem współpracy było przygotowanie się na różne warianty przebiegu wydarzenia. Ponieważ do końca nie było pewne, czy zgromadzenie odbędzie się wyłącznie stacjonarnie, czy także z możliwością zdalnego udziału akcjonariuszy, GAMP musiał zadbać o gotowość systemu w obu scenariuszach.
Przed samym zgromadzeniem przeprowadzono spotkanie testowe. Jego celem było sprawdzenie, czy Emitum działa zgodnie z oczekiwaniami, czy proces głosowania jest intuicyjny i czy wszystkie zaplanowane głosowania można przeprowadzić w wymagany sposób.
Zespół GAMP sprawdził także kwestie techniczne na miejscu u klienta, między innymi połączenie systemu z rozwiązaniami konferencyjnymi w sali.
Na prośbę klienta GAMP zapewnił również wsparcie podczas samego walnego zgromadzenia. Obecność specjalisty na miejscu nie była konieczna do działania systemu, ale dawała klientowi dodatkowe poczucie bezpieczeństwa. Przy tak ważnym wydarzeniu to bardzo istotne – szczególnie wtedy, gdy system jest wykorzystywany przez organizację okazjonalnie, a nie w codziennej pracy.
W trakcie współpracy z Novitą GAMP rozwinął także system o nową funkcję: rolę gościa. To użytkownik, który nie administruje zgromadzeniem i nie bierze udziału w głosowaniach, ale ma wgląd w przebieg spotkania.
Z tej funkcji podczas zgromadzenia skorzystał Przewodniczący Zgromadzenia. Dzięki temu po każdym głosowaniu mógł od razu zobaczyć, że wszyscy oddali głosy, sprawdzić wynik i przekazać go uczestnikom.
To dobry przykład sposobu pracy GAMP: produkt rozwija się nie tylko w oparciu o wcześniejsze założenia, ale również o realne potrzeby klientów i konkretne sytuacje, które pojawiają się podczas wdrożeń.
Komentarz klienta:
Współpraca z zespołem firmy GAMP przy wdrożeniu elektronicznego systemu do obsługi walnych zgromadzeń w NOVITA S.A. była ciekawym doświadczeniem. Już na etapie prezentacji aplikacji przekonaliśmy się, że rozwiązanie zostało zaprojektowane z uwzględnieniem wymogów prawnych i technicznych. Jednocześnie elastyczność systemu oraz możliwość dostosowania jego funkcjonalności do indywidualnych potrzeb utwierdziły nas w przekonaniu, że Emitum będzie właściwym wyborem.
System Emitum pozwolił na przygotowanie oraz przeprowadzenie Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy sprawnie, profesjonalnie, z wykluczeniem potencjalnych ryzyk. Dla osób uprawnionych do głosowania nad uchwałami korzystanie z aplikacji Emitum nie stanowiło problemu. Intuicyjny interfejs, a do tego dwujęzyczny, zapewnił spokojny i płynny przebieg walnego zgromadzenia.
Nie sposób nie wspomnieć o otwartości, gotowości do zmian i przyjaznym podejściu zespołu GAMP, z którym miałam przyjemność wdrożyć system Emitum w naszej Spółce.
4. Korzyści
Wdrożenie Emitum pozwoliło Novicie przeprowadzić walne zgromadzenie w sposób sprawny, uporządkowany i zgodny z założeniami.
Najważniejsze korzyści dotyczyły nie tylko samego głosowania, ale całego procesu – od przygotowania zgromadzenia, przez obsługę uczestników, po prezentację wyników i raportowanie.
Sprawne przeprowadzenie głosowań
Emitum automatyzuje jeden z najważniejszych i najbardziej wrażliwych elementów walnego zgromadzenia: oddawanie i liczenie głosów.
Uczestnicy głosują zgodnie z przypisaną im liczbą akcji lub udziałów, a system automatycznie podlicza wyniki. Dzięki temu organizator nie musi ręcznie zliczać głosów, sprawdzać większości ani przeliczać wyników po każdym głosowaniu.
W przypadku Novity cały proces przebiegł szybko i zgodnie z planem. Po zakończeniu spotkania klient przekazał, że zgromadzenie poszło sprawnie i był zadowolony z działania rozwiązania.
Gotowość na różne scenariusze spotkania
Emitum pozwala przeprowadzić zgromadzenie stacjonarnie, zdalnie lub hybrydowo. Dla Novity było to szczególnie ważne, ponieważ do końca nie było pewne, jaki ostatecznie będzie model wydarzenia.
System dał spółce elastyczność i bezpieczeństwo organizacyjne. Niezależnie od formuły spotkania możliwe było przeprowadzenie głosowań w jednym, spójnym środowisku.
Dwujęzyczność systemu
Podczas zgromadzenia Novity wykorzystano polską i angielską wersję językową systemu. Dzięki temu uczestnicy mogli korzystać z aplikacji w sposób bardziej komfortowy i zrozumiały.
W przypadku spółek, które współpracują z inwestorami, akcjonariuszami lub przedstawicielami z różnych krajów, taka funkcjonalność ma duże znaczenie dla płynności całego procesu.
Intuicyjność dla uczestników
Walne zgromadzenie to wydarzenie, które dla wielu użytkowników odbywa się raz lub kilka razy w roku. Dlatego system nie może wymagać długiego wdrożenia po stronie głosujących.
W Emitum proces oddawania głosu jest powtarzalny i prosty. Uczestnik wybiera, czy głosuje za, przeciw, czy wstrzymuje się od głosu, wpisuje liczbę głosów i zatwierdza decyzję.
Po pierwszym głosowaniu użytkownicy wiedzą już, jak wygląda cały proces. To ogranicza stres, skraca czas obsługi i pozwala skupić się na merytorycznej części zgromadzenia.
Większa wygoda dla administratora
Emitum ułatwia również pracę osobie odpowiedzialnej za przygotowanie zgromadzenia. System pozwala zapisać dane uczestników, przypisane głosy oraz szablony spotkań.
Jeśli spółka organizuje kolejne zgromadzenie, nie musi za każdym razem zaczynać od zera. Może skorzystać z wcześniej wprowadzonych danych, zapisać poprzednie zgromadzenie jako szablon lub edytować porządek obrad zgodnie z aktualnymi potrzebami.
Pierwsze użycie systemu wymaga uzupełnienia informacji, ale każde kolejne zgromadzenie jest już znacznie prostsze do przygotowania.
Wsparcie GAMP przed i w trakcie wydarzenia
Przy wydarzeniu tak ważnym jak walne zgromadzenie liczy się nie tylko system, ale także zespół, który za nim stoi.
GAMP wsparł Novitę na etapie prezentacji rozwiązania, przygotowania systemu, testów oraz samego wydarzenia. Dzięki wcześniejszym próbom i sprawdzeniu konfiguracji na miejscu klient miał pewność, że system jest gotowy do pracy.
W efekcie podczas zgromadzenia nie pojawiły się żadne techniczne niespodzianki, a głosowania przebiegły zgodnie z założeniami.
Technologia, która porządkuje ważne procesy
Case Novity pokazuje, że cyfryzacja walnego zgromadzenia nie musi oznaczać skomplikowanego procesu. Dobrze zaprojektowany system powinien upraszczać organizację, zwiększać bezpieczeństwo i zdejmować z zespołu najbardziej obciążające zadania.
Emitum pozwala spółkom sprawnie planować zgromadzenia, prowadzić głosowania, automatycznie podliczać wyniki i generować raporty. Działa w formule stacjonarnej, zdalnej i hybrydowej, a dzięki możliwości zapisywania danych oraz szablonów usprawnia także kolejne spotkania.
Dla GAMP wdrożenie w Novicie to kolejny przykład partnerskiego podejścia do rozwoju produktów IT. System nie jest zamkniętym narzędziem oderwanym od realnych potrzeb użytkowników. Rozwija się razem z klientami, ich procesami i wymaganiami, które pojawiają się w praktyce.
Bo dobre oprogramowanie nie tylko obsługuje proces. Dobre oprogramowanie pomaga przeprowadzić go spokojniej, szybciej i z większą pewnością.
